複数の関係者でひとつの書類を共有するときに、常時、最新情報で共有できるようにしたいという要望から導入いただきました。

常に最新データを共有することで無駄な作業発生を回避したい

新商品の開発で複数の開発担当者が関わっていますが、これまでは、詳細な仕様は未確定部分のまま進行せざるをえませんでした。仕様が確定していく中で仕様書も更新されます。常に最新の仕様書で作業進行すべきですが、情報共有がうまくいかず、古い仕様書のまま作業進行している場合が多々あり、ミスや仕様漏れが発生する可能性を懸念していました。

管理者側でファイルの利用を停止できる

導入ポイントは以下の点でした。

• ファイルを版数管理でき、その利用可否を管理者側で制御できる

古いデータを利用停止にできるから常に最新データを共有できた

「パイレーツバスター Doc」で仕様書データを暗号化しておき、仕様変更の都度、仕様書データも最新に更新して配信し、古い仕様書データを閲覧停止にしました。これで、古い仕様書データを所有していても、開こうとすると閲覧停止になっていて開くことができないので、必然的に最新データを利用させることができました。

また、仕様書を共同で編集する場合は、全員に暗号化権限を付与して、都度ファイルを上書き暗号化保存することで、常に最新のファイルを利用させることができ、効率があがりました。

※記載された製品名または社名は、各社の商標または登録商標です