ファイル保護といえば、Excelのパスワード設定やWindowsのフォルダー保護が一般的ですが、企業におけるファイル保護は、これらの機能だけでは十分といえません。なぜならExcelのパスワード設定は、あくまでも編集を制限する機能であり、ファイル自体のコピーや持ち出しを防ぐものではないからです。またWindowsのフォルダー保護も社内の共有管理には有効ですが、USBやクラウドサービスへの保存、さらには画面キャプチャー等、外部流出までは制御できません。

企業で起こる情報漏洩の多くは、内部からの持ち出しです。それを考えれば、必要となるのはコピー・保存・印刷・画面キャプチャーといった、操作そのものを統合的にマネジメントできる仕組みなのです。本記事では最初にExcelやWidnowsにおける、基本的なファイル保護の設定を分かりやすく解説し、次に企業で必要とされる保護の考え方と、具体的なソリューションを整理します。

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目次

• Excelで出来るファイル保護
• Windowsで出来るファイル／フォルダー保護
• 企業で求められる、ファイル保護とは？
• 企業におけるファイル保護の考え方
• 求められる「統合的ファイル保護」を実現する方法
• 継続的な運用を実現するポイント
• まとめ

Excelで出来るファイル保護

Excelは社内で最も多く利用される業務アプリケーションであり、見積書・工程表・顧客リストなど、機密性の高い情報を扱うことが少なくありません。Excelが備える「シート保護」「ブック保護」「パスワード暗号化」などの機能は、実務において最低限押さえておきたいファイル保護の基本機能です。

たとえば、誤入力を防ぐためにはシートの編集を制限する「シート保護」が有効で、外部の閲覧を避けたい場合は「パスワードによるファイル暗号化」を用いることで、開くだけでも認証が必要になります。また、特定のセルだけ編集を許可する設定は、日報や発注書などの定型業務で頻繁に利用されます。

これらの機能はあくまで“編集や閲覧を制御する機能”であり、データのコピーや持ち出しを防ぐものではありませんが、企業での基本的なファイル保護の第一歩として押さえておく必要があります。

Windowsで出来るファイル／フォルダー保護

Windowsでは、NTFSアクセス権を利用してファイルやフォルダーの閲覧・編集・削除などの権限を詳細に設定できます。共有フォルダーでの権限管理は企業の情報保護における基礎であり、「読み取り」「変更」「フルコントロール」といった権限を役職や業務内容に応じて適切に分けることで、誤操作や不正な編集を防ぐことができます。また、EFS（Encrypting File System）による暗号化は、PCに保存されたファイルの保護に一定の効果があります。

しかしながら、Windowsの保護機能はあくまで“端末または社内ネットワークの範囲”に限定されており、USBメモリーへのコピーやコンシューマー向けクラウドサービス（OneDrive個人・Google Drive個人　等）への保存、画面キャプチャーといった行為までは防げません。Windowsの標準機能を活用することも重要ですが、その機能の限界も正しく認識し、現実を踏まえて活用することが重要です。

企業で求められる、ファイル保護とは？

確かにExcelやWindowsのファイル保護も重要ですが、企業においてはそれだけで十分とは言えません。企業で起きる情報漏洩は、悪意のある不正だけではなく「自宅に持ち帰っただけ」「クラウドにうっかり保存しただけ」といった、標準機能では制御しきれないユーザーの操作からも多く発生しています。

たとえば、Excelにパスワードをかけていても、閲覧権限を持つ人間であれば内容をコピーできてしまいますし、画面キャプチャーを撮られれば意味がありません。つまり企業に必要なのは、「開けるかどうか」だけではなく、「開いた後に何ができるか」を制御する仕組みです。閲覧・コピー・保存・印刷・キャプチャー・外部アップロードといった“操作そのもの”を管理しなければ、企業情報を守りきることはできません。ここが個人利用のファイル保護と、決定的に異なるポイントなのです。

企業におけるファイル保護の考え方

企業におけるファイル保護は、複数の制御を組み合わせることで、初めてその実効性が担保されます。まず重要なのは、業務システムや社内ポータルからの「ファイルダウンロード禁止」です。PDFやDBデータをローカルに保存できなくすることで、持ち出し経路を大幅に削減できます。

また印刷制限や画面キャプチャー防止も効果的で、データの“紙や画像化”による流出を抑止します。さらにUSBメモリーや個人クラウドへの保存を禁止し、外部サービスへのファイル転送を阻止することも欠かせません。

こうした制御に加え、操作ログを取得して「誰が・いつ・どのデータを扱ったのか」を可視化することで、不正行為の抑止と早期発見が可能になります。企業のファイル保護は「出口を塞ぎ、操作を見える化する」ことで、本当の効果を発揮できるのです。

求められる「統合的ファイル保護」を実現する方法

ここまで述べた通り、ExcelやWindowsの保護機能は“編集制限”“アクセス制御”にとどまっており、ファイルのコピーや持ち出し、画面キャプチャーなどの操作までは防げません。企業で本当に必要なのは、業務アプリ・Webブラウザー・外部媒体・クラウドへのアップロードといった複数の経路を網羅的に管理できる『統合的なファイル保護』です。

コプリガードはまさにこの領域をカバーする製品で、ダウンロード禁止、コピー禁止、画面キャプチャー防止、印刷制限、外部媒体制御、ログ管理などを一体で制御できます。ExcelやWindowsでは不可能な「操作そのものの制御」により、ファイル保護を企業レベルで実現します。

継続的な運用を実現するポイント

企業のセキュリティ対策で最も難しいのは、「導入すること」ではなく「運用し続けること」です。ファイル保護も例外ではなく、過度な制限は業務効率を低下させ、現場の反発を招きます。重要なのは、“必要な人が、必要なときに、必要な操作だけできる”という業務を止めない設計です。

そして技術的な制御に加え、ルール整備や利用者教育を合わせて実施することで、現場の理解と協力を得ながら運用を定着させることができます。また業務内容の変化に合わせてポリシーを見直すことで、無理のないセキュリティレベルを維持できます。こうした“運用に強い仕組みづくり”が、企業におけるファイル保護の成否を左右します。

まとめ

ExcelやWindowsのファイル保護は、編集制限やアクセス管理という情報セキュリティの基本対策として、有効なことは間違いありません。ただ企業が求めるファイル保護は、その先にあります。
コピー・印刷・保存・画面キャプチャー・外部アップロード等、ファイルを開いた「後の操作」を管理しなければ、内部からの持ち出しを防ぐことはできません。

企業でのファイル保護は単独の機能ではなく、複数の制御を組み合わせることが肝要です。操作ログの可視化も含め統合的に管理し、業務を止めずに運用できる仕組みを実現する必要があります。実務に適した統合的ファイル保護を検討する際は、以下のソリューションもご参考にしてください。

以上、企業におけるファイル保護について、ご説明させて頂きました。
最後までお読みいただき、ありがとうございました。

※本記事の掲載事例は現時点での当社調べの内容です。

本記事の作成者：村澤
所属：株式会社ティエスエスリンク / 営業部

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