情報を紙で管理されている運用からPDF化してデータで管理するには、セキュリティ対策が重要と考えられたご担当様からお問い合わせいただきました。
【課題】ISO 14001の推進にはPDFデータのセキュリティ対策が必須だった
当社では社内的にデータでの処理より紙ベースで処理がまだ多く、データとして蓄積が必要なものは、紙をスキャ ニングしてPDF化し管理していました。今期は、ISO 14001の取得が経営課題となり、PDFデータに対するセキュリティ対策が必須となり検討していました。
【選定ポイント】部外者には閲覧させない設定が簡単にでき運用もしやすい
選定ポイントは以下の点でした。
- ISO 14001取得プロジェクトの一つとして、主幹システムと相性よく導入できること
- セキュリティポリシーとして、部外者にはデータを利用させない(コピー/印刷/ダウンロード不可)設定ができること
- 作業設定と運用が負担にならないものであること (負担による運用中止のリスクを避ける)
【決め手】PDFデータを利用権限付きで管理、ISO 14001の取得準備がスムーズに
ISO 14001取得プロジェクトとして、社内ポータルサイトを構築し、まず文書管理規定を取り決めしました。PDFデータは、社内ポータルサイトに、部署単位で掲示してブラウザーで利用することとしました。
「パイレーツバスター AWP」では、AWPサーバー上のWebベースの管理者UIで、システムの設定やデータの利用権限を設定します。社内ポータルサイト上の部署単位の掲示先(フォルダーURL)に対して、所属部員だけが閲覧だけできるように設定しました。シンプルな権限と運用にしたことで、ISO 14001取得に向けてスムーズに準備を進められ、無事に取得まで遂行できました。
「パイレーツバスター AWP」は、ブラウザに表示されるHTML/PDF/Flash/ワード/エクセル/パワーポイントファイルなどの印刷/コピー/ダウンロード(保存)を利用制御して、データの二次利用を防止します。「クライアント管理オプション」は、ユーザ管理機能と連携し、コンテンツに対してユーザ/グループ(部署)単位で保護を設定して利用制御を行えます。
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