なんて経験はありませんか？
電子メールへの返信で、社内だけに送るつもりが、取引先を含めて返信してしまった。とか、送った後で、内容に間違いがあるのに気がついた。とか、誰でも何かしら経験があるのではないでしょうか？

電子メールの取り消し

電子メールは、送ってしまったら取り消せません。そこで、送る前にメールボックスにためておいて、後で確認してから送ることも出来ますが、これをやるほど慎重な人は少ないでしょう。また、本当に送る前に猶予時間を取ってから送る製品もあります。これだと、送信ボタンを押した直後に気がつけば対処可能です。

しかし、送った人から「取引先にも送ってたよ」など教えてもらった場合は、後の祭りですね。注意する以外にはありません。

文書の取り消し

電子メールの本文はともかくとして、添付した重要書類だと、更に困ることになります。
なんとかならないのか？と思ったこともあるでしょう。

実は、そんな機能があります。これを何とかする方法がリコール機能です。どういうことに使えるかというと

• 書類が、取引先から流出してしまった。表示できないようにしたい。
• 期限が過ぎたカタログを元に注文されて困る。古いカタログは見えないようにしたい。
• 書類に致命的な間違いがあったので、送り直すが、先に古いほうは見えないようにしたい。

つまり、文書を送った後で、ないことにできる、機能です。書類を用意した人が、送った後でもコントロールできるところがポイントです。

リコール機能を意味のあるものにするためには

残念ながら、電子メールの本文には適用できないので、そういう大事なことは、電子メール本文ではなく、添付ファイルにする必要があります。また、ファイルを変換しておく必要があります。制御が有効になるようにしておかないと、後から制御できるようにはなりません。

さらに、ファイルから、元のファイルや、データが取り出せないようにする必要があります。
なぜって？一旦閲覧したときに、何の制御もされていないファイルが簡単に手に入れば、そのファイルは、もう、送り元の制御を受けません。これでは、あまり意味が薄れてしまいます。変換されたファイルは、制御システムが仲介した上で、アプリケーションにより表示されます。

リコール機能を使う場面

この機能が威力を発揮するのは、なんと言っても、Winnyへの流出でしょう。取引先の請負が、不注意にもWinnyを使っていて、暴露ウィルスに感染してしまい、大事な取引先情報が、Winnyに流出した！という場合、ファイルが暗号化されていないと、まず回収はできません。
しかし、この機能を使えば、気がついた時点で、流出の拡大を止めることができるので、効果が高いのです。

他にも、後に残したくない秘匿性の高い情報については、一定期間のみ閲覧可能として、すぐにリコールしてしまうという使い方もあります。メールで、読んだらすぐに破棄するように指示していても、社外に送っていたメールが残っていたり、メールサーバに残っていたりして、見つかります。リコール機能があれば、後から閲覧することはできません。そんな使い方もできる機能が、このリコール機能です。