アウトソーシング（BPO）サービス ／ PC100台 ／ コプリガード スタンダード版
■この導入事例の「ポイント」
悩み：暗号化だけでは防げない、持ち出し（USB保存、コピーなど）をなくしたい。
導入理由：既存の運用やファイル管理の方法を、大きく変えずに導入できた。
導入効果：利用中の暗号化ソフトとの共存もクリア。短期間の導入で経営陣からも高評価。
【悩み】受託データの持ち出しを禁止したい
現状のセキュリティ対策だけでは、社員による持ち出しリスクを完全に防げないことが課題でした。
当社は、企業の人事・総務・経理業務をアウトソーシングで受託しています。クライアント側の顧客管理システムから、従業員の氏名、住所、給与、マイナンバーなどの極めて機密性の高い個人情報をダウンロードし、当社の共有サーバーで管理しています。
現在は暗号化ソフトを利用してセキュリティ対策していますが、正規のアクセス権をもつ社員による持ち出しのリスクがあるため、「業務に支障が出ないように使えるが、持ち出しは完全に禁止できる対策」を探していました。
【重視したこと】現場の負担を最小限に！「今の運用を変えないこと」が条件
選定の鍵は、当社の共有サーバーのファイルをPCで利用しつつも、ファイルのコピー、メール添付、USBメモリーやローカルへの保存を、一切禁止できる環境を作れるかでした。
また、これまで利用していた暗号化ソフトとの共存ができなければ、日々の業務運用の変更が発生してしまうため、そこが一番の気がかりでした。
【導入の理由】
現在のファイル管理方法に大きな変更なく、組み合わせられること
「コプリガード」を選んだ理由は、元々当社で行っていた『共有サーバー内でファイルを管理し社内共有する』という運用方法を、何一つ変えずにそのまま導入できる点にありました。
コプリガードは、サーバー内のフォルダーを「重要領域」に指定しておくと、そこに収納したファイルのコピーや移動、メール添付やローカル保存の一切を禁止できる仕組みです。
サーバーに「重要領域」を設定し、クライアントの個人情報ファイルをそのフォルダーに収納するだけの作業でスムーズに移行できるため、現在の当社ファイル管理方法から大きな変更なく導入できることに大きなメリットがありました。
【設定の工夫】
検証から設定までスムーズに完了。暗号化ソフトとの共存もクリア
「コプリガード」はクライアントPCにインストールして制御するタイプのセキュリティソフトのため、大がかりなサーバー構築や設定のわずらわしさがなく、導入可否がすぐ判定できてよかったです。
サーバー上のフォルダーを重要領域に指定する操作は、「ポリシー作成ツール」を起動してテンプレートから「特定フォルダーのファイル持出禁止」の項目を選び、領域指定のパスにフォルダーを指定するだけで設定完了できました。
導入後の利用社員の反応としては、重要領域から外部への持ち出しはできないものの、重要領域内であればデータ加工や保存まででき、利便性が変わらないため、運用での目立ったトラブルは一切ありませんでした。
懸念していた既存の暗号化ソフトとの共存についても、メーカー窓口に相談しながら設定を調整することで、現場の運用に影響を与えることなく無事クリアできました。（※1）
※1：暗号化ソフトとの共存は、個々の暗号化ソフトの技術・仕組みとの相性になるため事前の検証が必要です
【導入の効果】短期間の導入完了で経営陣から高い評価
受託業務において人事や給与といった情報の漏洩は、致命的なインシデントになります。当社の価値を高める要因として、今回の対応は必要不可欠なことでした。
決断から実際のシステム導入完了まで、専門的な知識や時間を要することなく短期間で完了できたことは、経営陣からも非常に高い評価を得ています。
■この事例をご覧になって「自社でも試してみたい」と思われた方へ
「コプリガード」は、パソコンやファイルサーバーからのファイルコピー／印刷／画面キャプチャーなどを禁止する内部不正対策ソフトウェアです。現在の運用を変えずに、強固な対策を実現します。
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