実際の運用イメージは部門ごとの業務によって大きく変わります。
ここでは営業部門を例に、現実的な使い方を整理します。

設計

営業部門では一般的に、案件（商談）ごとにフォルダーを作成し、提案書や見積書、打合せ資料などを管理します。案件は日々増減し、進捗に応じてフォルダーの状態も変化していきます。このため、「案件フォルダごとに保護対象を設定する必要があり、設定変更が追いつかないのではないか」と懸念されるかも知れませんが、実際の運用では案件フォルダーひとつひとつを保護対象にする必要はありません。

営業業務で扱うデータを整理すると、性質は大きく2つに分かれます。

1つは、提案書や見積書など、社外提出を前提にするデータです。これらはもともと顧客に渡すために作成されるものであり、コピーやメール添付が前提となるため、コプリガードの制御対象にすると業務に支障が出ます。

もう1つは、顧客マスタや価格表、原価情報といった、社外に持ち出してはいけないデータです。これらは営業活動の基盤となる機密情報であり、これが保護の対象になります。

実際の運用では、この2つを分けて考えるのが大切です。

このように設計すると、

• 提案書や見積書は、案件フォルダー内で従来通り作成・編集・送付できる
• 顧客情報や価格情報は重要フォルダーに格納され、コピーや持出しが制御される

という状態になり、営業担当者の業務フロー自体はほとんど変わらず、守るべき情報だけが制御される形になります。

ポイント

大切なことはフォルダを動かすことでなく、「どのデータを守るか」を固定することです。案件フォルダは業務に合わせて増減しますが、重要データの置き場所は固定されるため、設定変更が発生することはありません。

営業部門のようにフォルダが頻繁に変わる業務であっても、すべてを制御対象にするのではなく、対象を適切に切り分けることで、業務を止めることなく情報漏洩対策を実現することが可能となります。

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